Die Einführung von Social Collaboration Tools in Unternehmen – oder wie ich meinen Mitarbeiter erfolgreich vernetze

Gebe ich „Einführung Social Collaboration Tools“ bei Google ein, ist die Liste der Suchergebnisse lang, die aufzeigt, wie Social Collaboration helfen soll unsere Produktivität zu steigern und besser zusammenzuarbeiten. Ebenso lang ist auch die Liste der Treffer, warum Social Collaboration Tools scheitern.

Der Grundgedanke klingt doch erstmal ganz logisch: Social Media Kanäle wie Facebook und Twitter sind zu unseren ständigen Begleitern geworden. Haben wir eine Frage, wenden wir uns erst mal an Wikipedia. Und was ist ein schöner Sonnenaufgang noch wert, zu dem es kein Foto auf Instagram gibt? Warum sollten Instant Messenger, Microblogs, Wikis und Co. dann nicht auch in der internen Kommunikation funktionieren? Schließlich helfen sie alle – wenn sie richtig eingesetzt werden – dabei, Mitarbeiter zu vernetzen, Wissen auszutauschen und so schneller und effizienter zu arbeiten. Zumindest besagen das die Theorie und Best Practice Beispiele.

Es ist wohl einfacher zu beantworten, was ein Unternehmen keinesfalls tun sollte, wenn es erfolgreich Social Collaboration Tools einführen möchte. Ganz oben auf der Liste stehen:

• Ziellos Tools einführen. „Aber Facebook und Twitter nutzen unsere Mitarbeiter doch auch“ gilt nicht als Argument. Privat ist privat und beruflich ist beruflich. Mitarbeiter wollen einen Mehrwert erkennen, wenn sie Zeit dafür aufwenden, sich mit einem neuen Tool vertraut zu machen und dafür alte Gewohnheiten augeben. Jedes Tool sollte daher einen konkreten Zweck und Nutzen für die Mitarbeiter haben.
• Die Kultur außer Acht lassen. Wissen auszutauschen und sich als Angestellter an einer virtuellen Diskussion mit dem Geschäftsführer zu beteiligen, braucht Vertrauen. Steht die gelebte Kultur im Unternehmen im Widerspruch zu den virtuellen Erwartungen, wird die Einführung scheitern.
• Schöner Code, schlechte Bedienung. Die ersten Intranet und Social Collaboration Projekte waren sehr Technik fokussiert. Dabei kam häufig die Bedienbarkeit zu kurz. Mitarbeiter sind aber nur selten ITler, sondern viel häufiger Sekretärinnen, Personaler und Juristen, die durch das neue Tool nicht noch mehr, sondern weniger Arbeit wollen.
• Kompetenzen voraussetzen. Nicht jeder Mitarbeiter ist mit Facebook und Co. aufgewachsen. Und nicht jeder der 25 ist, muss wissen, wie man richtig auf einem Microblog agiert. Die Mitarbeiter sollten daher nicht mit den Tools allein gelassen werden. Schulungen und Trainings sind die Voraussetzung, dass die Anwendungen auch genutzt werden können.
• Die Mitarbeiter sich selbst überlassen. Sind die Social Collaboration Tools einmal eingeführt, kann die Nutzung auch beginnen. Ganz so einfach ist es nicht. Die Mitarbeiter benötigen Zeit, sich mit den neuen Tools zurechtzufinden bevor sie wirklich aktiv werden. Darum sollten in der Anfangszeit vor allem das Management und Führungskräfte mit gutem Beispiel voran gehen und ihre Mitarbeiter motivieren.

Die Frage danach, was Unternehmen auf jeden Fall tun sollten, ist damit schon gar nicht mehr so schwer zu beantworten:

• Jedes Tool benötigt einen eindeutigen Zweck, der auch den Mitarbeitern zu verdeutlichen ist
• Kultur und Tools müssen zusammenpassen
• Die Tools müssen auch für alle Mitarbeiter leicht bedienbar sein
• Kompetenzen müssen aufgebaut werden, Schulungen und Trainings helfen dabei
• Mit gutem Beispiel vorangehen und den Mitarbeitern Zeit geben

Doch in der Praxis ist das gar nicht so leicht, denn jedes Unternehmen ist anders und alle Mitarbeiter ticken anders. Darum heißt es zuhören, Fragen stellen und die Mitarbeiter von Anfang bis Ende aktiv einbeziehen. Dann wir die Einführung von Social Collaboration Tools ein Erfolg.

Gastautor: Melanie Raudszus
Titelbild: Social network connection between men and women/Shutterstock