Veränderungskommunikation: hochfrequent, schnell und agil

Ob Mittelstand oder weltweit tätiger Konzern: Wenn der Arbeitgeber große Veränderungen angeht, sorgt das bei Mitarbeitern und Führungskräften oft für Verunsicherung. Typische Fragen der internen Stakeholder sind:

• Was ändert sich konkret in meinem Arbeitsalltag?
• Welches Verhalten erwartet der Chef jetzt von mir?
• Wie trägt die Veränderung zum Erfolg bei?
• Ist mein Arbeitsplatz weiterhin sicher?

Was die Interne Kommunikation leisten muss

Kommunikation kann nachhaltigen Wandel unterstützen, indem sie diese und weitere Fragen aufnimmt und thematisiert. Mit einer Intranetmeldung und einem Artikel im Mitarbeitermagazin ist dabei natürlich nicht getan: Komplexe Veränderungsprojekte laufen oft über Jahre, in allen Funktionsbereichen und Ebenen passiert ständig etwas – oft parallel. Hier kommt die klassische berichtsorientierte Interne Kommunikation an ihre Grenzen. 

Die Lösung kann eine hochfrequente, schnelle und agile Kommunikation sein, die die Komplexität für Mitarbeiter und Führungskräfte reduziert.

• Sie führt die oft abstrakte Strategie immer wieder auf den konkreten Arbeitsalltag zurück.
• Sie zeigt, wie jeder Schritt/jede einzelne Maßnahme hilft.
• Sie vermittelt, welcher Beitrag von Mitarbeitern erwartet wird.
• Und sie macht deutlich, was der Wandel langfristig bedeutet.

Denn in manchen Großunternehmen sind Mitarbeiter längst veränderungsmüde. Sie müssen erst davon überzeugt werden, dass es um mehr geht als das kurzlebige Profilierungsprojekte der neuen Konzernführung oder des mittleren Managements. 

Fünf Erfolgsfaktoren

Aber wie geht das konkret? Wie muss sich die Interne Kommunikation aufstellen, um hochfrequente, schnelle und agile Kommunikation zu ermöglichen? Was sind die Voraussetzungen? Wir stellen fünf Erfolgsfaktoren vor.

1. Dabei sein ist alles

Hochfrequente Kommunikation entsteht nicht am Schreibtisch des Kommunikationsverantwortlichen in der Unternehmenszentrale – jedenfalls nicht in erster Linie. Bei großen Veränderungsprojekten sind alle Mitarbeiter betroffen. Deshalb finden Kommunikatoren die interessanten Geschichten bei ihnen, in den Büros und Produktionshallen. Storys für:

• Teamarbeit mit einem gemeinsamen Ziel,
• abteilungs- und länderübergreifende Zusammenarbeit,
• neue Denk- und Arbeitsweisen,
• das Überwinden von Widerständen und
• das Feiern erster Erfolge (wichtig!).

Gut vernetzte und empathische Kommunikatoren erfahren in den Kantinen und Unternehmensfluren, wo der Schuh drückt und wo Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihnen Informationen vorenthalten werden.

Hinweis in eigener Sache: Dabei sein – das gilt auch für Agenturmitarbeiter im Veränderungsprojekt. Um Inhalte zu heben, lohnt sich der Weg zum Kunden. Gerne führt uns dieser Weg auch vorbei an der Büros der Unternehmenskommunikation direkt in die Büros und Produktionshallen, dahin, wo die Veränderung umgesetzt wird.

2. Relevante Inhalte

Mitarbeiter sind mündig und kritisch. Wiedergekäute Kernbotschaften und fade Texte werden schnell als solche entlarvt und ignoriert. Inhalte, die relevant, klar strukturiert und auf den Punkt gebracht sind, finden hingegen ihr Publikum.

Je komplexer die Veränderung und je größer das Unternehmen, desto besser müssen die Inhalte ausgespielt werden. Wichtige Voraussetzungen für die gezielte Ansprache sind:

• Filterfunktionen bei Apps,
• granulare E-Mail-Verteiler,
• personalisierbare Intranetseiten sowie
• Feedbackkanäle, über die Mitarbeiter diskutieren, Fragen stellen und Themenwünsche äußern können.

Dabei gilt nach wie vor: Über Gründe, Ziele, und wichtige Meilensteine müssen alle Mitarbeiter Bescheid wissen.

3. Abwechslungsreiche Medien und Formate

Damit Mitarbeiter lesen, zusehen und zuhören, sollte Medien und Formate möglichst abwechslungsreich sein. Der Hintergrundartikel zur neuen Unternehmensstrategie im Mitarbeitermagazin ist wichtig, genauso wie die Intranetmeldung zum Abschluss einer Akquisition. Spannend sind diese oft in langen Abstimmungsschleifen rundgefeilten Texte jedoch selten.

Kommunikation direkt aus dem Projektbüro oder vom Arbeitsplatz darf vielfältig sein, in Text, Bild und Video – zum Beispiel: 

• kurze regelmäßige Updates zu Projektsträngen
• Reportagen über Erfolgsgeschichten
• Porträts und Interviews beteiligter Mitarbeiter
• Fotostorys über Standorte hinweg
• Video und Fotoeinsendungen auch als von Mitarbeitern generierter Inhalt

Natürlich ist die Interne Kommunikation mehr als die Kommunikation in internen Regelkanälen. Bei Roadshows stellen Führungskräfte das Programm an den wichtigsten Standorten rund um die Welt vor, Townhall-Meetings geben Mitarbeitern die Gelegenheit, über Veränderungen zu diskutieren. Aufmerksamkeit für Veränderungsprojekte wird meist unkompliziert durch klassische Plakate in Unternehmensfluren, Tablettaufleger in den Kantinen und ‚Sit and Watch‘-Poster in den Sanitärräumen oder aufwendigere Guerilla-Aktionen erzielt.

4. Hohe Frequenz

Bei Veränderungsprojekten passiert fast jeden Tag irgendwo im Unternehmen etwas, worüber sich zu berichten lohnt:

• Pilotversuche mit neuen Arbeitsprozessen,
• Workshops mit und ohne Kunden oder anderen Geschäftspartnern,
• Mitarbeiterschulungen,
• Erfahrungen mit neuen Strukturen und Prozessen,
• Erste Erfolge und entsprechende KPI-Metriken.

Schnell und agil zu kommunizieren heißt nicht, den einzelnen Mitarbeiter mit Informationen zu überschütten und vielleicht zu überfordern. Eine mögliche Lösung ist, alle Formate, die nicht bestimmten Hierarchiestufen vorbehalten sind, grundsätzlich allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen: in der Mitarbeiterzeitschrift und im Internet, auf der unternehmenseigenen Videoplattform, in Social-Media-Kanälen oder Smartphone-Apps. Aktiv hingewiesen werden Mitarbeiter aber nur auf Inhalte, die für sie aufgrund ihrer Arbeit und ihres Standorts mutmaßlich relevant sind.

5. Mitarbeiter haben das Wort

Von Veränderungen sind alle Mitarbeiter betroffen. Was sie darüber denken, ist oft spannender und relevanter als das, was der höchste Führungszirkel oder fesch gekleidete Unternehmensberater ausgeklügelt haben. Mitarbeiter sind die besten und oft authentischsten Botschafter eines Unternehmens, auch gegenüber ihren Kollegen, wenn sie nicht zu bloßen Testimonials degradiert werden. Diese Chance sollte nicht ungenutzt bleiben.

Voraussetzungen

Damit das Vorhaben, hochfrequenter, schneller und agiler zu kommunizieren, gelingt, müssen ein paar Weichen in der Internen Kommunikation gestellt werden:

• Abgestimmte Kernbotschaften
• Definierte Kommunikationsthemen
• Enge Zusammenarbeit mit Projektteams
• Kurze, klare Abstimmungswege, schnelle Übersetzungen
• Klar definierte Kommunikationskanäle
• Ressourcenausstattung
• Klare Erfolgsmetriken

Gerne beraten wir Sie zur zeitgemäßen Veränderungskommunikation, zur Implementierung der hier vorgestellten Maßnahmen oder zur Modernisierung Ihres Medienportfolios. Sprechen Sie uns an.