Update der internen Kommunikation: Intranet mit SharePoint oder moderner Plattformlösung?

Aufmerksamkeit, Informationseffizienz und -effektivität, Convenience und der Wunsch nach Austausch: In Zeiten des Wandels steht das Intranet in Unternehmen vor wachsenden Herausforderungen. Wer aktuell ein neues Intranet oder einen Intranet-Relaunch plant, wird meist bei (1) Social Intranets wie beispielsweise SharePoint aus dem Microsoft-Ökosystem und (2) Front-Door-/Employee-Experience-Intranets wie von Staffbase und anderen landen. Ein neues Intranet wird heute nur noch in Ausnahmefällen auf Basis von (3) Portallösungen wie SAP umgesetzt. Die JP KOM Berater:innen Lea Strottner und Arne Borgards diskutieren im Folgenden die Vor- und Nachteile von (1) SharePoint und (2) Plattformlösungen.

Mitarbeiter:innen in Unternehmen haben klare Erwartungen an das Intranet:

1. Mehrwert: Warum sonst lohnt es sich, ins Intranet zu schauen?
2. Personalisierung: Ich möchte über Dinge informiert werden, die mich interessieren.
3. Einfachheit: Ich möchte mit wenigen Klicks und intuitiv das finden, was ich suche.
4. Antworten auf Veränderungen: Die Inhalte im Intranet sollen mich über den Status quo meines Unternehmens informieren: Was sind die Herausforderungen? Wo stehen wir strategisch? Wie geht es konkret weiter?
5. Austausch: Ich möchte nicht nur Informationen empfangen, sondern auch selbst Sender:in sein.

Klassische Intranets, die als reine Mittler für (Top-down-)Informationen fungieren, können diese Anforderungen nicht erfüllen. Hinzu kommen Herausforderungen bei der Umsetzung: Häufig liegt die Verantwortung für die Aufbereitung von Themen für das Intranet ausschließlich bei der internen Kommunikation.

Bäume und Inseln: Das Intranet ist oft unstrukturiert und umfasst unzählige (Unter-)Seiten; viele Themen werden außerhalb des Intranets mit eigenen technischen Lösungen abgebildet. In international agierenden Unternehmen ist Mehrsprachigkeit gefragt. Moderne Formate sind schwer zu realisieren.

Und dann bleibt noch die Frage nach der Reichweite: Steht das Intranet als App auf dem Smartphone der Mitarbeiter:innen zur Verfügung? Ist eine „Bring your own Device“-Policy im Unternehmen realisierbar? Können Push-Benachrichtigungen zur Echtzeitkommunikation genutzt werden? Und, und, und.

Zeit für ein Update. Aber welcher Weg ist der Beste?

Das Intranet über SharePoint ist zukunftssicher, ständig kommen neue Features hinzu

Immer mehr Unternehmen realisieren das Intranet mit SharePoint. Einfach deshalb, weil sie die Anwendung über Microsoft 365 schon haben. Und natürlich, weil die Unternehmens-IT die Einführung neuer zusätzlicher Software-Pakete für Spezialanwendungen außerhalb des bestehenden Lizenzpakets nicht so richtig mag.

Ursprünglich entwickelt, um die Teamarbeit zu erleichtern und das Dokumentmanagement innerhalb von Organisationen zu optimieren, ist SharePoint als (Social und Mobile) Intranet mittlerweile eine Plattform, die alle Anwendungsfälle abdeckt – von Kommunikation/Information über Interaktion bis hin zu Kollaboration (Stichwort: Digital Workplace). Dieser Anspruch geht bei SharePoint mit weiteren Vorteilen einher:

• SharePoint ist als Teil von Microsoft 365 vollständig in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert. Alle Tools, die für die tägliche (Zusammen-)Arbeit benötigt werden, sind grundsätzlich vorhanden.
• Mit der Webanwendung von SharePoint können auch Websites mit statischen Unternehmensinformationen und Arbeitsmaterialien für die Zusammenarbeit von Teams aufgebaut werden.
• Unternehmens-News können von einer Vielzahl an Redakteur:innen problemlos erstellt und bereitgestellt werden.
• Der mobile Zugriff funktioniert über die SharePoint-App. Die Weichen für ein „Bring your own Device“-Konzept sind gestellt – ob es umsetzbar ist, hängt vom Unternehmen und seinen Richtlinien ab.
• Stimmen die technischen Anpassungen im Hintergrund, kann eine gute User Experience erreicht werden.

SharePoint ist in den vergangenen Jahren wesentlich weiterentwickelt worden, einige Eigenheiten lassen sich jedoch nicht leugnen:

• In der Gestaltung ist SharePoint nach wie vor nicht so offen wie andere Plattformlösungen. Ein einfaches Branding ist möglich – die klassische SharePoint-Oberfläche bleibt aber immer erkennbar.
• Der Standard reicht oft nicht aus, um den (individuellen) Anforderungen an ein Intranet mit SharePoint möglichst nahe zu kommen. Es sind meist technische Anpassungen und Eigenentwicklungen notwendig. Dies verursacht zusätzliche Kosten und nach dem Go-Live einen kontinuierlichen Pflegeaufwand.
• Um Interaktion über Kommentare und Likes hinaus abzubilden, muss auf zusätzliche Microsoft-Anwendungen – zum Beispiel Yammer bzw. Viva Engage und Teams – zurückgegriffen werden, die es richtig zu kombinieren gilt. Den Nutzer:innen muss erklärt werden, welches ergänzende Tool sie wofür verwenden sollen.
• Für Mitarbeiter:innen ohne festen Computerarbeitsplatz sind die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit kaum realisierbar.
• Der mobile Fokus fehlt: SharePoint wurde ursprünglich für Desktop-Nutzer:innen entwickelt. Die mobile Reichweite wird durch responsiv optimierte Intranetseiten erreicht. Allerdings ist die User Experience mobil oft schlechter.

Fazit: SharePoint hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und kann zunehmend mit neueren Plattformen mithalten. Grundsätzlich bleibt aber die größte Hürde des SharePoint-Intranets, dass die Anwendung nicht für die interne Kommunikation im Unternehmen entwickelt wurde. Dort findet immer nur ein Teil der Kommunikation statt. Automatisch werden weitere Kanäle und somit Silos geschaffen. Dass es sich dabei um weitere Microsoft-Kanäle handelt, ändert nichts an der Tatsache, dass die Informationen auf mehrere Tools und Plattformen verteilt sind.

Die Entwicklung von Microsoft Teams zu einem zentralen Ort für Teamarbeit hat die Rolle des Social Intranets als übergreifende Plattform verändert. Der Bereich der Zusammenarbeit fällt wieder aus der Zuständigkeit von Intranets heraus, wodurch sich moderne Intranets besser auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können: die interne Kommunikation.

Das wohl wichtigste Argument für SharePoint-Lösungen ist jedoch die Herkunft: SharePoint ist ein Microsoft-Produkt. Das bedeutet: Während anderen Anbietern bei der Weiterentwicklung oft die Puste ausgeht, wird Microsoft alles daransetzen, sein Produkt immer wettbewerbsfähiger zu machen und andere Lösungen aus dem Markt zu drängen. So wie es bereits bei anderen Produktgruppen erfolgreich geschehen ist.

Employee-Experience-Plattformen bieten Reichweite, Dialog und Austausch wie auf Social Media für alle Mitarbeiter:innen

Moderne Employee-Experience-Lösungen (EX) wie Staffbase bieten eine Kommunikationsplattform, die über die Zusammenarbeit an Projekten und Dokumenten hinausgeht. So werden Information, Dialog und echter Austausch zwischen allen Mitarbeitenden möglich – ein digitaler Arbeitsplatz entsteht. Dahinter steht die Idee, flexible und spezialisierte Anwendungen für abgegrenzte Anwendungsfälle zu nutzen. Moderne Intranets sind das Tor zum digitalen Arbeitsplatz.

Die Vorteile von Employee-Experience-(EX-)Plattformen für die Anwender:innen sind immens:

• Ein Startpunkt für alle. Das Intranet dient als Einstiegspunkt für alle Anwendungen – von hier aus können die Anwender:innen mit wenigen Klicks auf weitere digitale Tools, Kanäle oder Services wie Urlaubsanträge, Schichtpläne, Krankmeldungen oder Zeiterfassung zugreifen. Die Einrichtung des Intranets als Browser-Startseite erleichtert dies zusätzlich.
• Klarer Fokus auf den mobilen Kanal. Das moderne Intranet sorgt durch den sicheren Zugriff auch auf privaten Geräten für eine hohe Reichweite. Kommunikation und Zusammenarbeit werden entkoppelt – der Zielkonflikt zwischen Reichweite und Datensicherheit wird aufgelöst. Durch diese Trennung und den „Mobile First“-Ansatz ist der Weg frei für eine „Bring your own Device“-Policy – auch wenn der Desktop weiterhin eine wichtige Rolle spielt.
• Mithilfe von Likes und Kommentaren sowie einem Feed – im besten Fall bestehend aus obligatorischen und optionalen Kanälen – ermöglichen EX-Plattformen eine lebendige und interaktive Kommunikation.
• Social-Media-Feeds wie auf Facebook gelernt befördern den Dialog und den Austausch zwischen den Mitarbeiter:innen. Zudem gibt es die Möglichkeit, Befragungen der Mitarbeitenden durchzuführen – mit plattformeigenen Tools (Pulse-Umfragen oder mithilfe von Formularen) oder durch die Integration von externen Tools, im Falle von Staffbase beispielsweise SurveyMonkey oder Netigate.
• Über die Personalisierung der Inhalte erhält jede:r Mitarbeiter:in genau die Informationen, die für sie/ihn relevant sind. Viele Plattformen ermöglichen eine individualisierte Nutzer:innenerfahrung durch automatisch personalisierte Inhalte, Abonnement-Optionen und die Anbindung an das Active Directory.
• Ein unternehmenseigenes einheitliches Branding über alle Kanäle hinweg ermöglicht die durchgängige Erfahrung vom App Store bis zum Desktop.
• Keine Firmen-E-Mail-Adresse nötig: Viele Non-Desk-Mitarbeiter:innen besitzen keine Firmen-E-Mail-Adresse und sind auch nicht Teil der Nutzer:innenverwaltung. Mit einer EX-Lösung können sie trotzdem auf das Intranet zugreifen.

Da moderne Intranets auf spezifische Anwendungsfälle spezialisiert sind, haben sie natürlich auch ihre Grenzen:

• Moderne Intranets sind nicht für virtuelle Teamräume und digitale Zusammenarbeit gemacht.
• Streng vertrauliche Inhalte sollten auf anderen Plattformen gespeichert werden.
• Die inhaltliche und technische Ausgestaltung dieser Intranets bietet angesichts ihres Alters noch Potenzial für weitere Optimierungen.
• Unternehmensübergreifende Communities sind Teil dieser Intranets, werden aber am besten zentral erstellt und verwaltet, um eine übersichtliche Struktur zu gewährleisten.
• Microsoft 365 wird mittlerweile in den meisten Unternehmen verwendet. Entscheidet man sich für eine EX-Plattform, muss neben Microsoft 365 ein weiteres System eingeführt werden.
• Und sicherlich ist auch richtig, dass die Plattformlösungen überwiegend von nationalen, kleineren Anbietern stammen und daher möglicherweise in Zukunft keine Weiterentwicklung stattfinden wird – ähnlich wie bei Schreibsystemen wie Prisma oder auch Business-Software wie Lotus Notes.

Fazit: Moderne Intranetlösungen wie Staffbase bündeln die wichtigsten Aspekte der bisherigen Intranet-Generationen: die Übersichtlichkeit interner Webseiten, die Integrationsstärke von Mitarbeiterportalen und die Interaktion von Social Intranets sind hier in einer Plattform vereint. Der einfache Zugriff auf andere Tools aus dem Intranet heraus macht EX-Plattformen zum Eingangstor für den digitalen Arbeitsplatz und die Employee Experience.

Darüber hinaus bieten viele dieser modernen Lösungen Funktionen, die über die interne Kommunikation hinausgehen und sie zu 360°-Plattformen machen. So hält Staffbase beispielsweise durch den Zukauf des Tools dirico (jetzt: Communications Control) auch anschließbare Services zur strategischen Themen- und Redaktionsplanung und zum Publishing bereit.

Neues Intranet oder Intranet-Relaunch: Das sollten Sie beachten

Ob SharePoint oder Employee-Experience-Plattform – bei der Einführung eines neuen Intranets oder bei der Migration auf eine moderne Intranet-Lösung sind einige Punkte zu beachten: Zunächst ist eine detaillierte Planung erforderlich, die sowohl technische als auch inhaltliche Aspekte umfasst. Es braucht die enge Zusammenarbeit zwischen IT, Unternehmenskommunikation und den Nutzer:innen, um deren Bedürfnisse richtig zu identifizieren und die Plattform darauf auszurichten. Die Ist- und die Bedarfsanalyse aus unterschiedlichen Blickwinkeln gibt Aufschluss darüber, welche Intranet-Lösung für das Unternehmen am besten geeignet ist.

Ist der Launch erfolgt, sind die klare Kommunikation der Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten der neuen Plattform, die Schulung der Mitarbeitenden und grundlegende Guidelines wichtig, um eine hohe Akzeptanz und aktive Nutzung zu fördern.

Die Nutzung des Intranets ist oftmals freiwillig. Das gilt insbesondere bei der Verwendung von privaten und mobilen Endgeräten. Ein Intranet muss deshalb den Mehrwert und die Relevanz für die Nutzer:innen ins Zentrum stellen. Relevanz entsteht durch spannende Formate und passende Inhalte, die aufgrund von Ort, Team, Rolle oder Interessen – möglichst automatisch – ausgewählt werden.

Über die Einführung eines Rollenkonzepts, bestehend aus Nutzer:innen, Redakteur:innen und Administrator:innen, werden Mitarbeitende zu Content Creators. Ein klar definierter Prozess inklusive Antragstellung für die Veröffentlichung einer themenspezifischen Seite durch die Redakteur:innen und Freigabe durch die interne Kommunikation verhindert inhaltlichen Wildwuchs. Im Sinne der Rolle der internen Kommunikation als „Arrangeur“ und weniger als verlängerte Werkbank sichern Schulungen und Guidelines die Befähigung.

Auch ein aktives Community Management, also beispielsweise das Beantworten von Kommentaren, ist enorm wichtig, um das Engagement hoch zu halten. Diese Verantwortung sollte bei den Content-Produzent:innen liegen.