ChatGPT in der PR – und was bei der Einführung in PR-Agenturen zu beachten ist

ChatGPT und die neuen Bilderzeugungstools wie Midjourney und Stable Diffusion halten Einzug in Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. Wie immer in der PR-Branche ist die Aufregung groß – und wie immer lässt sich die Digitalisierung nicht aufhalten. Denn es winken Produktivitätsvorteile und neue kreative Qualitäten. Wir beleuchten das Thema in einem Interview mit Jörg Pfannenberg.

Wir zeigen, wie wir ChatGPT schon jetzt nutzen. Und natürlich haben wir auch ChatGPT zum Thema befragt. Dabei ist der Vorschlag der KI nicht unbedingt dümmer als die Allgemeinplätze in den Interviews der Kolleg:innen und in unserem eigenen Statement – und er enthält wertvolle Anregungen für weitere Anwendungen. Oder was meinen Sie?

Gute Hilfen, klare Grenzen: So nutzen JP KOM Mitarbeiter:innen ChatGPT in der täglichen Arbeit

Sammeln von Ideen für die Beratung zu interner Kommunikation. Prompt: Wie stelle ich am besten meine Abteilung im Intranet vor? Ergebnis: 7 Stichpunkte mit oberflächlichen Tipps und Basics zur Mitarbeiterkommunikation. Es werden keine Tools oder Formate aufgezählt, die man in einem Intranet benutzen könnte. Erst nach dem weiteren Prompt „Schlage mir Formate vor“ werden 10 gängige Rubriken und Themenideen geliefert (z. B. Umfragen, Teamsites, Erfolgsgeschichten etc.).

Grundgerüst erstellen für eine Präsentation. Prompt: Write a presentation on employer branding. Ergebnis: Skizze von 5 Folien inkl. Einleitung, Fakten und Schlussfolgerung. Pro Folie Listicles mit inhaltlichen Punkten von Definition über Bedeutung zu Tipps. Hilfreicher Ausgangspunkt!

Sammeln von Ideen/Inspiration für die Entwicklung eines Claims. Prompt: Formuliere kurze und einprägsame Claim-Vorschläge auf Englisch (max. 4 Worte) für ein Unternehmen, das künftig global agieren wird, sich aber verstärkt auf die Stärke der einzelnen Regionen weltweit stützen wird. Ergebnis: Umfassender Grundstock an Vorschlägen mit verschiedenen Bedeutungsebenen und variierender Syntax aus unterschiedlichen Wortfeldern. Basierend auf den Vorschlägen wurde im Weiteren manuell aussortiert, konkretisiert und die einzelnen Vorschläge neu kombiniert.

Zusammenfassung eines Zeitungsartikels. Prompt: Fasse die wichtigsten Statements des folgenden Medieninterviews in Stichpunkten zusammen: [Kopie des Artikels]. Ergebnis: 12 Stichpunkte, die in Kürze alle inhaltlichen Schwerpunkte erklären inkl. eines Fazits am Ende, das die übergeordnete Botschaft des Artikels zusammenfasst. Schnelle und vollständige Übersicht.

Dialektische Erörterung: Sammeln von Vor- und Nachteilen. Prompt: Wie könnte man pro und contra zur folgenden Aussage argumentieren: Unternehmen sollten in ihren redaktionellen Meinungsbeiträgen gewagtere Aussagen treffen, um die Medienresonanz zu steigern. Ergebnis: Umfassende, inhaltlich vollständige und übersichtlich strukturierte Liste an Vor- und Nachteilen inkl. ausführlichen Erklärungen.

Entwicklung einer Kommunikationsstrategie für ein Unternehmen, das den deutschen Markt neu betritt. Prompt: Ein Unternehmen, das pflanzliche Fleischalternativen herstellt, möchte den deutschen Markt betreten. Die neuen Produkte sind pflanzliches Hack, Burger, Bratwürste und Schnitzel. Die Produkte werden bei allen großen Lebensmitteleinzelhändlern angeboten, sind vegan, basieren auf Erbsenprotein und schmecken. Betrachtet man den Wettbewerb im Markt pflanzlicher Fleischalternativen und die Entwicklung der deutschen Ernährungsgewohnheiten, wie könnte eine Kommunikationsstrategie für das Unternehmen aussehen und welche Botschaften sollte das Unternehmen kommunizieren? Ergebnis: Auflistung von relativ allgemein gehaltenen und wenig kreativen Kommunikationsmaßnamen (Standard) und Botschaften. Allerdings werden grundlegende Punkte/Standardmaßnahmen im Kontext der Markteinführung ausführlich beschrieben. Nützlich für eine grobe Übersicht zum Aufbau einer Kommunikationsstrategie. Keine 100-prozentige Aktualität aufgrund fehlender Infos zur aktuellen Marktsituation.

Relevante Unterthemen zum Thema „Baunebenkosten“ finden. Prompt: Nenne mir alle wichtigen Kostenpunkte zum Thema Baunebenkosten aus Verbrauchersicht. Ergebnis: Alle relevanten Kostenpunkte werden mit Erklärung aufgelistet. Allerdings ohne Beispielrechnung oder Angabe genauer Kosten oder Prozentzahlen von der Gesamtsumme. Auf Nachfrage (Folgeprompt) wird aber eine Kostenübersicht erstellt.

LinkedIn-Post für Unternehmenskanal als Begleitmaterial für eine PI erstellen. Prompt: Erstelle mir einen Social Media Post zu dem Thema Bauzinsen und den verschiedenen Arten von Zinsen. Füge dem Post zwei passende Emojis hinzu und erstelle einen aktivierenden Call to action, der den Leser dazu auffordert, einem Link zu folgen und dort mehr zu erfahren. Füge am Ende des Posts in einer neuen Zeile drei passende deutschsprachige Hashtags ein. Ergebnis: Brauchbares Grundgerüst, das nur noch an die spezifischen Inhalte der Presseinformation angepasst werden muss. Allerdings zu viele Emojis.

Gesellschaftlich relevante Themen finden zu „Smart City“. Prompt: Welche Themen sind im Bereich Smart City viel gefragt? Ergebnis: Nützliche Auflistung von relevanten Themen rund um den Bereich mit kurzer Erklärung. Betonung, dass der Wissensstand nur bis September 2021 zurückreicht, deshalb nicht aktuell.

Text zu gesellschaftlichem Nutzen eines Handelsunternehmens (Online) verfassen. Prompt: Worin besteht der gesellschaftliche Nutzen von XXX? Ergebnis: Gut strukturierter Text mit allgemeinem Nutzen, auch Kritik an dem Unternehmen wird erwähnt. Allerdings keine Zahlen/Fakten oder auch andere Belege. Auch kein Bezug zu Mission Statement/anderen Statements des Unternehmens. Die Bitte, eine Grafik zu dem Thema zu finden, führt zu keinem Ergebnis. Bewertung: Gute Struktur, Fakten müssen hinzurecherchiert werden, ebenso die Grafik.

Text zu Unterschieden und Gemeinsamkeiten von Marketing und PR sowie Maßnahmen. Prompt: Worin bestehen die Unterschiede von PR und Marketing? Und welche Maßnahmen gibt es? Ergebnis: Gut strukturierter Text, allerdings ohne Beispiele. Ebenso guter Maßnahmenüberblick, unterschiedliche Maßnahmenportfolios werden benannt. Allerdings abstrakt und ohne Beispiele, auch kein Bezug zu Theorien/Autoren.

Vorbereitung eines Textseminars mit dem Schwerpunkt „Redigieren“. Prompts: Worauf kommt es beim Redigieren von Texten an? Bitte gib mir Ideen für ein Seminar zum Thema Redigieren. Ergebnis: 10 sehr brauchbare Tipps für das Redigieren von Texten. Die Frage nach Seminarideen endet allerdings in einer Listung von Anwendungsfeldern (z. B. Unternehmenskommunikation) – wenig kreativ.

3 Fragen an ChatGPT

Prompts von Lea Strottner

Beschreibe den Nutzen von ChatGPT für die PR
„ChatGPT kann für Public Relations (PR) zahlreiche Vorteile bieten, indem es die Art und Weise verbessert, wie Unternehmen und Marken mit ihrer Zielgruppe kommunizieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ChatGPT in der PR eingesetzt werden kann:

1.  Kundenservice und Support: ChatGPT kann als virtueller Kundenservice-Mitarbeiter eingesetzt werden, um häufig gestellte Fragen zu beantworten und Kunden bei ihren Anliegen zu unterstützen. Es kann rund um die Uhr verfügbar sein und schnell auf Anfragen reagieren, was zu einer verbesserten Kundenerfahrung führt.
2. Content-Erstellung: ChatGPT kann dabei helfen, qualitativ hochwertigen Content für PR-Zwecke zu erstellen. Ob es sich um Pressemitteilungen, Blogposts oder Social-Media-Inhalte handelt, ChatGPT kann Ideen liefern und den Prozess der Content-Erstellung beschleunigen.
3. Medien- und Influencer-Beziehungen: ChatGPT kann bei der Identifizierung relevanter Journalisten, Redakteure und Influencer helfen, mit denen das Unternehmen zusammenarbeiten möchte. Es kann auch bei der Erstellung von personalisierten Nachrichten oder Pitching-Ideen für Medienkontakte unterstützen.
4. Krisenkommunikation: In Zeiten von Krisen kann ChatGPT als Hilfsmittel für die PR eingesetzt werden, um schnelle und genaue Informationen an besorgte Kunden und Interessengruppen weiterzugeben. Es kann als Erstansprechpartner dienen, bis eine menschliche PR- oder Krisenkommunikationsabteilung die Situation übernimmt.
5. Markt- und Meinungsforschung: ChatGPT kann in Umfragen und Feedback-Schleifen eingesetzt werden, um die Meinung der Zielgruppe zu bestimmten Themen oder Produkten zu erfassen. Diese Informationen können dann in PR-Kampagnen und strategische Entscheidungen einfließen.
6. Markenbotschafter: ChatGPT kann als virtueller Markenbotschafter dienen, der die Unternehmensbotschaften in sozialen Medien verbreitet und mit Followern interagiert. Es kann auch bei der Pflege eines positiven Images und der Stärkung der Markenidentität helfen.
7. PR-Analysen: ChatGPT kann Daten analysieren und Trendberichte erstellen, die zeigen, wie die Zielgruppe auf bestimmte PR-Bemühungen reagiert. Dies kann dazu beitragen, die Wirksamkeit von PR-Kampagnen zu bewerten und zukünftige Strategien zu optimieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass ChatGPT nicht als Ersatz für menschliche PR-Experten betrachtet werden sollte, sondern als ergänzendes Werkzeug, um Effizienz und Wirksamkeit in der PR-Arbeit zu steigern. Die menschliche Expertise und das Urteilsvermögen bleiben für die erfolgreiche Umsetzung von PR-Strategien und das Management von Beziehungen unverzichtbar.“

Und wo liegen die Grenzen?
„Trotz der vielfältigen Vorteile hat ChatGPT auch einige Grenzen, die es zu beachten gilt:

1. Mangelndes Einfühlungsvermögen: ChatGPT versteht den emotionalen Kontext möglicherweise nicht immer richtig und kann Schwierigkeiten haben, auf komplexe menschliche Emotionen und Empfindungen angemessen zu reagieren. In sensiblen oder emotional geladenen Situationen kann dies zu unangemessenen oder unpassenden Antworten führen.
2. Begrenztes Verständnis: Obwohl ChatGPT ein beeindruckendes Sprachverständnis hat, kann es dennoch manchmal den Kontext einer Diskussion oder Anfrage nicht vollständig erfassen. Dadurch kann es zu Missverständnissen und falschen Informationen kommen.
3. Mangel an Kreativität: ChatGPT kann bei der Erstellung von Inhalten unterstützen, jedoch fehlt ihm die menschliche Kreativität und Originalität. Es kann auf bereits vorhandene Informationen zurückgreifen, aber es fällt ihm schwer, innovative Ideen zu generieren oder komplexe strategische Konzepte zu entwickeln.
4. Verbreitung von Fehlinformationen: Wenn ChatGPT auf unzureichenden oder fehlerhaften Daten trainiert wird, kann es versehentlich falsche Informationen verbreiten oder ungültige Behauptungen aufstellen. Dies kann zu Reputationsschäden und Vertrauensverlust führen.
5. Begrenzte Problemlösungsfähigkeiten: ChatGPT ist kein Ersatz für einen menschlichen Problemlöser. Es kann bei einfachen Fragen und Problemen hilfreich sein, aber bei komplexeren Herausforderungen ist menschliche Expertise und Urteilsvermögen erforderlich.
6. Datenschutz und Sicherheitsbedenken: Bei der Verwendung von ChatGPT in der PR müssen Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sorgfältig berücksichtigt werden, da sensible Unternehmensinformationen oder Kundendaten möglicherweise mit der KI-Plattform interagieren.
7. Fehlende menschliche Interaktion: Während ChatGPT als Ergänzung dienen kann, kann es nicht das menschliche Element und die zwischenmenschlichen Beziehungen ersetzen, die in der PR so wichtig sind. Kunden und Stakeholder schätzen oft die persönliche Interaktion mit realen Menschen.

Es ist wichtig, diese Grenzen zu verstehen und zu akzeptieren, wenn ChatGPT in der PR eingesetzt wird. Durch die gezielte Integration von ChatGPT in die PR-Strategie können jedoch viele der oben genannten Herausforderungen gemildert werden. Es sollte immer eine sorgfältige Überwachung und Moderation geben, um sicherzustellen, dass die Interaktionen mit ChatGPT für die Zielgruppe wertvoll und angemessen sind.“

Worauf muss bei der Einführung von ChatGPT in PR-Agenturen geachtet werden?
„Bei der Einführung von ChatGPT in PR-Agenturen müssen mehrere wichtige Aspekte berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Implementierung erfolgreich ist und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Hier sind einige wichtige Punkte, die beachtet werden sollten:

1. Klare Ziele definieren: Bevor ChatGPT eingeführt wird, müssen klare Ziele festgelegt werden. Welchen Zweck soll ChatGPT erfüllen? Welche Aufgaben soll es übernehmen? Welche Ziele sollen damit erreicht werden? Definieren Sie die KPIs (Key Performance Indicators), anhand derer der Erfolg gemessen werden kann.
2. Training und Feinabstimmung: Ein grundlegender Schritt ist das Training des ChatGPT-Modells mit relevanten Daten und Texten, die für die PR-Arbeit relevant sind. Die KI muss auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der PR-Agentur abgestimmt werden, um genaue und relevante Antworten zu liefern.
3. Qualitätskontrolle und Moderation: Es ist wichtig, die Antworten von ChatGPT regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie korrekt und angemessen sind. Die Implementierung einer Moderationsschicht kann dazu beitragen, unangemessene oder ungenaue Antworten zu verhindern und die Qualität der Interaktionen zu verbessern.
4. Datenschutz und Sicherheit: PR-Agenturen müssen sicherstellen, dass sensible Unternehmensinformationen oder Kundendaten ordnungsgemäß geschützt werden. Beachten Sie die Datenschutzrichtlinien und stellen Sie sicher, dass ChatGPT keine vertraulichen Informationen preisgibt.
5. Transparenz und Offenlegung: Es ist wichtig, dass Benutzer erkennen können, dass sie mit einer KI-basierten Entität interagieren und nicht mit einem menschlichen Agenten. Offenlegen, dass ChatGPT im Einsatz ist, kann das Vertrauen der Nutzer stärken und Missverständnisse vermeiden.
6. Menschliche Unterstützung: Obwohl ChatGPT viele Aufgaben effizient erledigen kann, ist es dennoch wichtig, menschliche Unterstützung zu gewährleisten. Für komplexe Anfragen oder in sensiblen Situationen kann ein menschlicher PR-Experte erforderlich sein, um angemessen zu reagieren und die Situation zu managen.
7. Testphase und Feedback: Führen Sie eine Testphase durch, bevor ChatGPT vollständig implementiert wird. Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern und Kunden, um mögliche Verbesserungspotenziale zu erkennen und die KI-basierte Kommunikation zu optimieren.
8. Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter in der PR-Agentur die Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von ChatGPT verstehen. Schulen Sie sie, wie sie mit der KI arbeiten können und wie sie bei Bedarf eingreifen und moderieren können.
9. Kontinuierliche Verbesserung: ChatGPT sollte nicht als einmaliges Projekt betrachtet werden. Es ist wichtig, die Leistung regelmäßig zu überprüfen, das Modell zu verbessern und auf Kundenfeedback zu reagieren, um die KI-gestützte PR-Kommunikation kontinuierlich zu optimieren.

Die sorgfältige Planung und Umsetzung sind entscheidend, um die Einführung von ChatGPT in PR-Agenturen erfolgreich und effektiv zu gestalten und die besten Ergebnisse zu erzielen.“