Kürzen geht immer!

Die Mitarbeiter vieler Kommunikationsabteilungen sind – gefühlt oder tatsächlich – überlastet. In der Hektik des Alltags gelingt es ihnen oft nicht, zwischen wichtigen und unwichtigen Dienstleistungen zu unterscheiden. Da wird die Anfrage des Video Jockeys eines privaten Radiosenders mit gleicher Priorität behandelt wie die Produktbroschüre zur Messe. Und die umfassende Begleitung der lokalen Weihnachtsspendenaktion muss parallel zur Vorbereitung der jährlichen Führungskräfteveranstaltung umgesetzt werden. Auch die Abteilungsleitung kann nicht immer genau beurteilen, welche Leistungen nun wirklich wichtig sind, da sie naturgemäß zumeist nicht tief genug in die einzelnen Projekten involviert ist.

Um hier Abhilfe zu schaffen, sollten Kommunikationsabteilungen – entweder mit allen Mitarbeitern oder nur im Managementteam – ihre Leistungen regelmäßig selbst überprüfen und überflüssige Produkte identifizieren. Die Grundlage dafür liefert eine einfache Matrix. Darin werden alle Leistungen entsprechend ihrer Relevanz für den Unternehmenserfolg und der Stärke der (internen) Kundennachfrage eingeordnet. Leistungen, die wenig relevant für den Unternehmenserfolg und wenig nachgefragt sind, werden aus dem Portfolio genommen. Leistungen, die stark auf den Unternehmenserfolg einzahlen und dabei stark nachgefragt sind, werden weitergeführt bzw. ausgebaut.

Für Abteilungen, die erstmalig ihre Dienstleistungen überprüfen oder in Fällen, in denen das abgelaufene Jahr von größeren organisatorischen Veränderungen geprägt war, hilft es zudem, alle Leistungen der Unternehmenskommunikation zunächst komplett als interne Lieferkette darzustellen – ausgehend von der Strategieentwicklung bis zum Kommunikationscontrolling. So werden zum einen alle Leistungen transparent gemacht, zum anderen wird klar, welche Schwerpunkte die Arbeit der Abteilung insgesamt umfasst. So kann bei Bedarf auch die Frage gestellt werden, ob es die richtigen sind.

Angenehmer Nebeneffekt der Matrix ebenso wie der Lieferketten-Struktur: Da betriebswirtschaftlich gebildete Vorstände und Geschäftsführer oftmals mit ähnlichen Modellen arbeiten, werden sie die Systematik rasch verstehen und möglicherweise sogar bereit sein, einen Teil der vorgeschlagenen Kürzungen hinzunehmen.

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