Da könnt ihr was erleben! 7 Tipps für virtuelle Events

In den letzten Wochen habe ich viele virtuelle Meet-ups, Lunch & Learns und andere Events besucht und auch selbst Veranstaltungen organisiert. Dabei habe ich viel über digitale Veranstaltungen gelernt. Eine besondere Herausforderung war der 1. virtuelle Stammtisch meiner DPRG-Landesgruppe: Das Live-Format lebt von Netzwerken, fachlichem Sparring und dem Gemeinschaftserlebnis. Wie lässt sich die Atmosphäre des Events in die digitale Welt holen?

1. Ein Thema, das bewegt: Kommt man live auch ohne konkreten Aufhänger ins Gespräch, braucht es online inhaltliche Impulse. Das Thema zieht die Teilnehmer an – und verbindet sie. Je unterschiedlicher die Sichtweisen auf das Thema, umso spannender und persönlicher kann der Austausch auch virtuell werden. Am virtuellen DPRG-Stammtisch rückten 50 Kommunikatoren aus ganz Deutschland zusammen.

2. Experten als Impulsgeber: Ob Best Practices, Fuck ups oder Hacks für den Job – die Teilnehmer gehen „raus“ ins Netz, um neue Impulse für ihre Arbeit zu bekommen. Das muss nicht immer im PPT-Format sein, auch Videos lassen sich gut einbinden. Für den Stammtisch haben wir bewusst entschieden, die Referenten ohne weitere Medien 5 Minuten von ihren Herausforderungen berichten zu lassen. Das schaffte eine sehr persönliche Atmosphäre.

3. Schlaglichter und Stimmungsbilder: Kurze Umfragen zeigen die Vielfalt (oder Einheit) der Teilnehmer und regen den weiteren Austausch an. Zum Einstieg eignen sich Icebreaker, die leicht zu beantworten sind, beim Stammtisch z. B. die Frage nach dem Lieblingsgetränk. Über Emojis lassen sich Stimmungen schnell und anschaulich erfassen.

4. Das virtuelle Mikrofon weiter reichen: Lassen wir die Teilnehmer selbst zu Wort kommen! So entsteht der soziale Abgleich, den viele von einem Event erwarten. Wer hat denn diese Antwort geklickt – mag jemand mehr dazu sagen? Und was steht hinter der Chat-Nachricht von Paul? Wer die Teilnehmer dabei mit Namen anspricht, schafft eine persönliche Verbindung.

5. Spielregeln und Raum für Austausch: Damit nicht 50 Menschen gleichzeitig sprechen, vorher klare Regeln setzen, z. B. Wortmeldungen über das „Handzeichen“, das es Zoom oder Webex und demnächst auch in Teams gibt. Ansonsten gilt: Wer nicht spricht, bitte stummschalten. Das vermeidet Störgeräusche und Rückkopplungen. Austausch jenseits des Mikrofons: Fragen und Kommentare, die sonst den Sitznachbarn vorbehalten sind, finden im Chat Platz. Der Chat ist eine niedrigschwellige Möglichkeit, sich einzubringen, ohne gleich prominent auf der virtuellen Bühne zu stehen.

6. Networking: Was live gelernt ist, sollte online gezielt angestoßen werden – sich mit anderen zu vernetzen. Dazu können die Teilnehmer, die das wollen, einfach ihr LinkedIn-Profil oder Social Intranet-Profil im Chat teilen. Visuell anschaulich wird die Teilnehmer-Runde, wenn die Profile mit Foto auf einem virtuellen Whiteboard geteilt werden.

7. Gemeinsame Aktivität: Eine gemeinsame Bewegung verbindet – je mehr Teilnehmer mitmachen, umso stärker die Wirkung! Ob das ein virtuelles Zuprosten (Stammtisch), ein digitales High Five, ein Luftgitarren-Konzert oder eine Minute Yoga ist.

Fazit: Digital geht mehr als gedacht. Aber nicht alles auf die gleiche Weise. Das Event ist vor allem zu sehen und zu hören, gar nicht zu riechen und nur dann zu spüren, wenn ich mich als Teilnehmer selbst bewege. Umso positiver ist der Überraschungseffekt, wenn auch kinästhetisch ein Erlebnis geschaffen wird.

Gerade weil wir uns alle noch an die Kultur der Online-Events gewöhnen, verzeihen die Teilnehmer auch mal einen technischen Ruckler. Hier gilt das Gleiche wie offline: gelassen bleiben und flexibel reagieren. Je breiter das eigene Repertoire, umso besser. Wer als Moderator Spaß an der Veranstaltung hat, dem fällt es leichter, eine positive Stimmung zu erzeugen, die Teilnehmer lachen zu lassen und seine Persönlichkeit einzubringen.